Przed ogłoszeniem stanu epidemii wszystko było prostsze, także w zakresie prawa… A zwłaszcza w zakresie przeprowadzania czynności, które dotyczą stosunków pracy. Dziś coraz większa liczba pracodawców musi ciąć koszty. Także te pracownicze. Pracodawcy często zmuszeni są więc do tego, aby wypowiadać umowy. Moi klienci wciąż pytają: „Pani Moniko, niestety muszę zwolnić kilka osób, które pracują zdalnie z domu, jak to zrobić ?”. Postanowiłam więc przybliżyć kilka najważniejszych aspektów wypowiadania umów w takiej sytuacji.
Kodeks pracy przewiduje wypowiedzenie umowy o pracę w różnych formach, zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Zgodnie z art. 30 § 1 Kodeksu pracy umowę o pracę rozwiązuje się:
na mocy porozumienia stron,
przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),
z upływem czasu na który była zawarta.
Szczególnie istotny w związku z omawianym tematem jest art. 30 § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym: Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.
Praktyka przed kryzysem a dziś
W praktyce, tej przed kryzysem, umowy o pracę były wypowiadane przez pracodawców w sposób tradycyjny, czyli poprzez złożenie wypowiedzenia na piśmie do rąk własnych pracownika. Oczywiście w dalszym ciągu można pracowników pracujących na pracy zdalnej wezwać do biura i wręczyć wypowiedzenie osobiście. Kiedy jednak nie ma możliwości przekazania pracownikowi wypowiedzenia w ten sposób, możliwe i występujące w praktyce jest doręczenie wypowiedzenia za pomocą przesyłki poleconej. Jest to forma dopuszczalna i prawnie skuteczna. W momencie odbioru przesyłki przez adresata czy osobę do tego upoważnioną, wypowiedzenie zostaje uznane ze prawidłowo doręczone. W sytuacji, gdy przesyłka nie zostanie odebrana, dwukrotne awizo ma skutek doręczenia. Musisz jednak poczekać na potwierdzenie z poczty, kiedy konkretnie awizowano przesyłkę po raz drugi i to ten dzień będzie traktowany, jako dzień doręczenia wypowiedzenia. Musisz wziąć zatem po uwagę to, że jeśli wyślesz wypowiedzenie pocztą, może się okazać, że termin wypowiedzeń zacznie biec nieco później niż tego oczekujesz.
W dobie Internetu, kiedy powszechnie posługujemy się w pracy wiadomościami e-mail, istnieje również możliwość wypowiedzenia umowy o pracę właśnie drogą elektroniczną. Zauważ, że Kodeks pracy bezpośrednio nie dopuszcza takiej formy rozwiązania umowy o pracę, jednak to, co nie zostało uregulowane w Kodeksie pracy uzupełnia Kodeks cywilny. Nigdzie nie jest zastrzeżone, że oświadczenie woli musi zostać sporządzone przez osobę własnoręcznie. Ważny jest własnoręczny podpis. Oczywiście jeżeli chcemy przesłać faks czy skan pisma to nie mamy do czynienia z własnoręcznym podpisem, a jedynie jego kopią. Z pomocą przychodzi w tym zakresie art. 781 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym:
§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Wskazany przeze mnie przepis Kodeksu cywilnego pozwala osobie, która reprezentuje pracodawcę i dysponuje podpisem elektronicznym, podpisać i wysłać wypowiedzenie umowy o pracę przy użyciu formy elektronicznej. Konieczne jest jednak opatrzenie oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Najbezpieczniej wysłać wypowiedzenie na adres poczty firmowej, aby móc upewnić się, że e-mail dotarł i pracownik się z nim zapoznał. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09) potwierdził, że wypowiedzenie wysłane e-mailem będzie skuteczne, gdy zostanie opatrzone e-podpisem.
Wypowiedzenie bez podpisu elektronicznego
A co wypowiedzenie umowę o pracę zostało już przez Ciebie wysłane e-mailem, ale jako zwykłe ksero dokumentu bez podpisu elektronicznego?
Nawet wadliwie złożone wypowiedzenie umowy o pracę jest skuteczne. Może być ono jednak podważone w sądzie pracy przez pracownika, a sąd pracy, stosownie do jego żądania, może orzec o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach czy o odszkodowaniu.
Przesłanie wypowiedzenia e-mailem, bez opatrzenia go bezpiecznym podpisem elektronicznym, nie niweczy jego skuteczności. Takie wypowiedzenie będzie jednak niezgodne z przepisami prawa, które dotyczą pisemnej formy wypowiedzenia. W związku z tym pracodawca musi się liczyć z ewentualnymi konsekwencjami wadliwości wypowiedzenia i uwzględnieniem roszczeń pracownika w sądzie pracy, o ile oczywiście pracownik o nie wystąpi na drogę sądową.
W praktyce nie jest wykluczona sytuacja, gdzie pracownik nie zaskarży – z uwagi na niewiedzę lub inne względy – wadliwego wypowiedzenia umowy o pracę do sądu pracy. Wtedy wypowiedzenie umowy o pracę dojdzie do skutku, umowa o pracę rozwiąże się, bez poniesienia żadnych negatywnych konsekwencji przez pracodawcę. Należy bowiem mieć na uwadze, że ochrona praw pracownika jest podejmowana wyłącznie na jego żądanie.
Jaka jest więc najbezpieczniejsza dla pracodawcy ścieżka? Moim zdaniem pracodawcy powinni dochowywać wymogu pisemnej formy wypowiedzenia.